記入できないPDF（ポータブルドキュメントフォーマット）は静的であり、書き込み、チェック、署名をすることはできません。単に読むことだけができます。記入可能にすることで、クライアント、従業員、求職者が文書にデジタルで個人情報を記入できるようになります。これにより、静的なPDFが修正可能なものになります。
PDFは、特に企業情報の共有、印刷、保存に関して、ビジネスで最も一般的な文書形式と見なされています。したがって、PDFを記入可能にする方法を知り、理解することが重要です。Adobe AcrobatなどのPDF管理ツールを使用して記入可能なPDFを作成することが可能です。また、Mac PreviewやMicrosoft Wordのようなより基本的なツールを使用することもできます。
なぜPDFを記入可能にするのか？
従業員、求職者、その他の第三者が文書にデジタルで記入し、署名できるようにするために、PDFを記入可能にする必要があります。文書の受取人は、情報を追加するために文書を印刷する必要はなく、スマートフォン、タブレット、またはデスクトップを介して単に文書にデジタルで記入できるのです。
このインタラクティブな要素をPDFに取り入れることで、文書の効率性とアクセシビリティが向上します。これにより、ワークフローが合理化され、規制遵守が達成され、プロジェクトがより早く完了し、署名されるようになります。
現代のビジネス世界では、従業員とクライアントがオフィスとリモートで働いているため、潜在的な署名者は世界のどこにでもいる可能性があります。記入可能なPDFは、文書の共同作業を対面での共同作業と同じように簡単にします。
PDFを記入可能なフォームにする方法
前述のように、PDFを記入可能なフォームにする方法はたくさんあります。無料のオプションも多く、Smallpptのようなツールを使用できます。しかし、最も一般的な方法はAdobe AcrobatとMac Previewです。
さらに、Google DocsやMicrosoft Wordでこの作業を行うことも可能で、Acrobatのような追加アプリを使用する必要があります。
方法1: Adobe Acrobat
Adobe Acrobatを使用して、新しい文書または既存の文書を記入可能なフォームにすることができます。
このオプションは無料ではなく、ProまたはStandardのサブスクリプションを支払う必要があることに注意してください。
ここでは、ツールを使用して既存のフォームを記入可能にする方法を示します：
1Acrobatを開く
WordやGoogle Docsなどを使用してファイルを作成し保存した場合、Acrobatで開くことができます。
まず、アプリを開きます。次に、‘ツール’ → ‘フォームを準備’をクリックします。
2ファイルを選択
保存されたフォルダから、記入可能にしたい文書を選択します。
また、ここで物理的な文書をスキャンして記入可能なデジタルコピーを作成することもできます。
3フォームフィールドを編集
Adobe Acrobatが文書をスキャンし、自動的にフォームフィールドを追加します。
一般的に、Adobeは空白のスペース、ボックス、チェックマークを記入可能にします。
さらにフォームフィールドを追加したい場合や、Acrobatによって追加されたフィールドを調整したい場合は、上部ツールバーを使用できます。
4文書を保存
フォームフィールドのレイアウトに満足したら、新しい記入可能な文書を保存します。
方法2: Mac Preview
Acrobatを使用せずに記入可能なPDFフォームを作成する方法を探していますか？コンピュータのデフォルトアプリを使用してこれを行う方法がたくさんあります。たとえば、Mac Previewを使用できます。
ステップ1: ファイルを開く
PreviewはMacのデフォルトファイルビューアです。したがって、MacでPDFを開くと、直接Previewに移動します。
または、ファイルを右クリックして‘別のアプリで開く’を選択し、’Preview’を選択します。
ステップ2: マークアップツールバーを開く
上部のツールバーから、‘マークアップ’（これはペン先のアイコンです）をクリックします。
これにより、注釈、形状、テキストなどのオプションが表示されます。
ステップ3: フォームフィールドを追加
テキストボックスを追加するには、‘テキスト’ツールをクリックします。次に、文書内で表示される場所にこれらのテキストボックスを配置します。
チェックボックスを追加するには、‘矩形’および‘四角形’オプションをクリックします。これらを文書内のチェックボックスが表示される場所に追加します。
これらの文書をサイズ変更して、文書のスケールに合わせて整然と表示されるようにできます。
ステップ4: 文書を保存
フォームフィールドに満足したら、‘ファイル’ → ‘保存’をクリックします。
方法3: Google DocsまたはMicrosoft Word
前述のように、Google DocsまたはMicrosoft Wordを使用して記入可能なPDFを作成することが可能です。
ただし、これらのアプリにはAdobe AcrobatのようなPDF編集ツールが必要です。
ステップ1: 文書を作成
文書を書く際には、フォームフィールドやチェックボックスが表示される場所のスペースを残してください。
たとえば、テキスト回答が追加される場所にはアンダースコア（‘_______’）を使用してラインを追加します。あるいは、単一セルのテーブルを作成することもできます。
チェックボックスには、四角形の記号で十分です。
ステップ2: PDFとしてファイルを保存
テキストとチェックボックスに満足したら、ファイルをPDFとして保存します。
Google Docsを使用している場合は、‘ファイル’ → ‘ダウンロード’ → ‘PDFドキュメント（.pdf）’.
Wordを使用している場合は、‘ファイル’ → ‘名前を付けて保存’ →‘PDF’.
ステップ3: 記入可能にする
この時点で、AcrobatなどのPDFファイルエディターを使用してファイルを開く必要があります。
上記の‘方法1’の手順に従ってください。
よくある質問
無料で記入可能なPDFを作成するには？
Smallpptのようなツールを使用して、簡単に記入可能なPDFを作成できます。また、Mac Previewのようなネイティブアプリを使用することもできます。Adobe AcrobatのようなPDFエディターツールでは、プレミアム機能のために支払う必要があります。
記入可能なフォームを作成するのに最適なプログラムは？
記入可能なフォームを作成できるプロフェッショナルなPDF編集アプリの中で、Adobe Acrobat Proが最も良い選択肢であると思われます。WordやGoogle Docsで文書を作成した場合、Acrobatはこのファイルを記入可能なものに変換するための素晴らしい方法です。
Microsoftには記入可能なフォームがありますか？
Microsoft WordのDeveloperタブを介して標準の記入可能な文書を作成することは可能です。ただし、記入可能なPDFを作成する場合は、Adobe Acrobatのようなツールを使用する必要があります。
PDFが記入可能かどうかを確認するには？
Adobe Acrobatでは、文書の記入可能なセクションには青いオーバーレイが表示されます。文書のフィールドをクリックすると、すべてのインタラクティブフィールドとテキストカーソルが表示されます。
結論
静的なPDFを記入可能なものに変換することは、組み込みのツールや専門のソフトウェアを使用して簡単に実現できます。Macを使用している場合、このプロセスはMac Previewで簡単に行えます。ただし、Microsoft WordやGoogle Docsを使用して文書を作成する場合は、ファイルを記入可能にするために別のツールを使用する必要があります。専門のツールはAdobe Acrobatのようなものから、無料の代替手段まで利用可能です。
