Aturan presentasi memberikan pedoman berharga untuk membuat presentasi yang menarik dan efektif. Aturan ini mencakup prinsip-prinsip seperti kejelasan, singkat, dan keterlibatan audiens untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Aturan umum termasuk aturan 10-20-30, yang mendorong konten yang ringkas; aturan 1-6-6, yang menekankan kesederhanaan; dan aturan 3E, yang fokus pada konten dan audiens. Dengan mengikuti aturan ini, pembicara dapat menyampaikan presentasi yang menarik perhatian audiens, mengkomunikasikan pesan kunci dengan jelas, dan menginspirasi tindakan. Pada akhirnya, aturan presentasi berfungsi sebagai alat penting untuk menciptakan presentasi yang kuat yang beresonansi dengan audiens dan mencapai tujuan komunikasi. Dalam teks ini, kita akan membahas Aturan 10-20-30, Aturan 1-6-6, Aturan 5-5-5, Aturan 15-30-45, dan Aturan 3E.
Aturan 10-20-30
1.Definisi:
10 slide: Tidak boleh lebih dari sepuluh slide. Yang penting dalam presentasi adalah apa yang dikatakan pembicara. Presentasi hanyalah alat bantu. Setiap kali Anda menunjukkan slide di layar, perhatian audiens beralih: dari apa yang Anda katakan ke layar. Jika Anda terus menunjukkan slide, semakin teralihkan perhatian audiens. Dan semakin banyak slide yang Anda miliki, semakin banyak poin yang kemungkinan akan Anda buat.
20 menit: Waktu presentasi tidak boleh lebih dari 20 menit. Rentang perhatian kebanyakan orang hanya berlangsung dalam waktu singkat, dan kita hanya dapat fokus pada satu topik untuk waktu yang terbatas. Saat presentasi, membatasi waktu hingga 20 menit adalah standar yang lebih baik. Terlalu banyak waktu mengarah pada keborosan dan terlalu banyak informasi yang tidak penting. Terlalu sedikit waktu berarti bahwa informasi kunci mungkin tidak disampaikan dan topik mungkin tidak jelas.
30 Ukuran poin: Font tidak boleh lebih kecil dari ukuran 30. Dalam presentasi slide, semakin besar font, semakin sedikit kata, dan semakin baik untuk menarik perhatian audiens Anda. Ini memaksa Anda untuk mengarah pada kejelasan dan singkat. Jika ada terlalu banyak kata, audiens akan fokus pada slide dan tidak dapat berkonsentrasi pada presentasi pembicara.
2.Asal Usul
Aturan 10-20-30 dalam presentasi dihasilkan oleh Guy Kawasaki, seorang pengusaha terkenal, penulis, dan pemodal ventura. Aturan ini sering digunakan sebagai pedoman untuk membuat presentasi yang ringkas, terfokus, dan menarik yang secara efektif menyampaikan informasi kunci tanpa membebani audiens dengan terlalu banyak detail.
Kawasaki pertama kali memperkenalkan Aturan 10-20-30 pada tahun 2005 di blognya, dan kemudian membahasnya dalam bukunya tahun 2004, The Art of the Start. Dia menarik aturan ini dari pengalamannya sendiri sebagai pembicara dan pendengar, menyadari perlunya presentasi yang ringkas, jelas, dan menarik secara visual, terutama di dunia kewirausahaan dan pitching bisnis yang cepat.
3.Fungsi
Aturan 10-20-30 mendorong pembicara untuk fokus pada konten yang penting, mencegah kelebihan informasi dan memastikan kejelasan. Pembatasan ini mempromosikan singkat dan menjaga presentasi tetap menarik, menghormati rentang perhatian audiens. Ini juga memastikan bahwa poin-poin kunci terlihat jelas bahkan dari jarak jauh. Secara kolektif, fungsi-fungsi ini membantu pembicara membuat presentasi yang ringkas dan berdampak yang secara efektif menyampaikan pesan mereka, melibatkan audiens, dan meninggalkan kesan yang mendalam.
Kesederhanaan dan efektivitas aturan ini telah menyebabkan adopsi yang luas di berbagai industri sebagai panduan penting bagi pembicara untuk menyampaikan presentasi yang berdampak yang menarik dan mempertahankan perhatian audiens sambil secara efektif menyampaikan pesan kunci.
Aturan 1-6-6
1.Definisi
1 ide utama: Prinsip satu ide utama berarti bahwa setiap slide menyampaikan konsep atau pesan yang sama. Ide utama ini berfungsi sebagai titik fokus di mana seluruh konten slide berputar. Dengan membatasi setiap slide pada satu ide utama, pembicara dapat menjaga kejelasan, fokus, dan koherensi dalam presentasi mereka, sehingga memudahkan audiens untuk memahami dan mengingat pesan kunci.
6 poin peluru: Tidak lebih dari enam poin peluru per slide. Rekomendasi ini bertujuan untuk menjaga kejelasan dan fokus dalam presentasi dengan menghindari kerumunan slide dengan informasi berlebihan. Memiliki tidak lebih dari enam poin peluru per slide membantu memastikan bahwa setiap poin mendapatkan perhatian yang memadai dari audiens. Ini juga mendorong pembicara untuk memprioritaskan informasi yang paling penting dan menghindari membebani penonton dengan terlalu banyak detail.
6 kata per poin peluru: Ini berarti bahwa setiap poin tidak dapat diekspresikan dalam lebih dari enam kata. Cara ini dapat mendorong komunikasi yang ringkas dan berdampak. Misalnya, ketika salah satu slide Anda berbicara tentang “Manfaat bekerja keras”, poin peluru Anda dapat berupa “menghasilkan uang” dan “meningkatkan kemampuan profesional”.
2.Asal Usul
Aturan presentasi 1-6-6 mungkin muncul sebagai respons terhadap kebutuhan akan presentasi yang ringkas dan berdampak, dan kemungkinan berasal dari penelitian ilmu kognitif. Meskipun asal usulnya yang tepat tidak terdokumentasi dengan pasti, kemungkinan berkembang dari kombinasi prinsip komunikasi dan pengalaman praktis dalam berbicara di depan umum dan desain presentasi.
Salah satu pengaruh potensial adalah gerakan yang lebih luas menuju desain minimalis dan kejelasan komunikasi, yang mendapatkan momentum pada akhir abad ke-20 dan awal abad ke-21. Seiring dengan kemajuan teknologi dan penurunan rentang perhatian, pembicara mencari metode untuk menyederhanakan penyampaian pesan mereka dan meningkatkan keterlibatan audiens.
3.Fungsi
Aturan 1-6-6 dalam presentasi memiliki beberapa fungsi kritis. Dengan membatasi setiap slide pada satu ide utama dan enam poin peluru dengan enam kata atau kurang per poin, ia mempromosikan kejelasan, singkat, dan keterlibatan audiens. Aturan ini mendorong pembicara untuk menyaring konsep yang kompleks menjadi potongan-potongan yang mudah dicerna, meningkatkan pemahaman dan retensi. Selain itu, ia membantu mencegah kerumunan slide dan kelebihan informasi, memastikan bahwa poin-poin kunci menonjol dan beresonansi dengan audiens. Pada akhirnya, aturan 1-6-6 memfasilitasi komunikasi yang efektif, memungkinkan pembicara untuk menyampaikan pesan mereka dengan presisi dan dampak, sambil menjaga audiens tetap fokus dan perhatian sepanjang presentasi.
Aturan 5-5-5
1.Definisi
5 baris teks: Ketika kita membuat presentasi slide, tidak boleh ada terlalu banyak konten teks. Menempatkan terlalu banyak informasi pada satu slide dapat menyebabkan informasi yang berlebihan dan mengalihkan perhatian audiens. Membatasi jumlah baris pada satu slide secara efektif menyaring informasi kunci dan fokus perhatian audiens pada pesan utama.
5 kata di setiap baris: Slide tidak boleh memiliki lebih dari 5 kata per baris. Saat membuat template slide, keterbacaan harus diprioritaskan. Membatasi jumlah kata per baris menjadi 5 memastikan bahwa teks mudah dibaca dan dipahami, bahkan dari jarak jauh.
5 slide yang banyak teks: Tidak lebih dari 5 slide dengan terlalu banyak informasi. Aturan ini juga merupakan batasan untuk mencegah slide dengan terlalu banyak informasi mengalihkan perhatian audiens. Dengan membatasi jumlah slide berturut-turut yang banyak teks menjadi lima, Anda dapat meningkatkan penggunaan visual, multimedia, dan bentuk konten lain yang dapat membantu mempertahankan minat dan meningkatkan pemahaman.
2.Asal Usul
Aturan presentasi 5-5-5 muncul sebagai pedoman pragmatis di bidang komunikasi yang ringkas dan berdampak. Seperti Aturan 1-6-6, meskipun asal usulnya yang tepat tidak terdokumentasi dengan pasti, kemungkinan berkembang dari kebijaksanaan kolektif para ahli presentasi dan pembicara publik yang mencari cara untuk menyederhanakan penyampaian pesan sambil menjaga keterlibatan audiens.
Aturan ini adalah respons terhadap tantangan menangkap dan mempertahankan perhatian audiens di era rentang perhatian yang pendek dan kelebihan informasi. Dengan menyaring presentasi menjadi jumlah slide yang terbatas, masing-masing berisi narasi ringkas yang disampaikan melalui sejumlah kecil kalimat, pembicara dapat fokus pada penyampaian informasi penting dan cerita yang menarik.
3.Fungsi
Aturan 5-5-5 dalam presentasi adalah pedoman yang bertujuan untuk meningkatkan kejelasan, singkat, dan dampak. Ia menyarankan untuk tidak menggunakan lebih dari 5 kata per poin peluru, 5 poin peluru per slide, dan 5 slide yang banyak teks. Ini mendorong pembicara untuk menyaring ide-ide kompleks menjadi poin-poin yang ringkas dan mudah dicerna, meningkatkan pemahaman audiens. Selanjutnya, ia mencegah kerumunan pada slide, memastikan bahwa elemen visual tetap jelas dan tidak berantakan. Akhirnya, dengan membatasi waktu yang dihabiskan pada setiap slide, ia menjaga keterlibatan audiens dan mencegah kebosanan, mendorong lingkungan presentasi yang dinamis dan efektif.
Aturan 15-30-45
1.Definisi
15 menit: Ini merujuk pada presentasi yang berlangsung 15 menit atau kurang. Penentuan waktu pidato adalah pencarian untuk kesesuaian. Terlalu lama atau terlalu pendek tidak baik. Kebanyakan orang tetap fokus pada satu hal selama sekitar 15 menit. Jadi, menjaga presentasi Anda di bawah 15 menit adalah hal yang tepat.
30 slide: Pertahankan jumlah slide yang digunakan dalam presentasi Anda tidak lebih dari 30. Tidak seperti aturan 10-20-30, angka di sini lebih fleksibel, tetapi biasanya disarankan untuk tidak memiliki lebih dari 30 slide agar Anda tidak mengerumuni presentasi Anda dalam waktu singkat.
45 detik: Waktu rata-rata presentasi per slide adalah sekitar 45 detik. Waktu yang dihabiskan pada setiap slide harus kira-kira sama untuk memastikan bahwa Anda mempertahankan ritme yang konsisten selama presentasi Anda. Ini juga lebih mudah untuk menyesuaikan waktu presentasi Anda.
2.Asal Usul
Seperti halnya Aturan 1-6-6 dan Aturan 5-5-5 yang disebutkan sebelumnya, Aturan 15-30-45 kemungkinan berkembang dari prinsip-prinsip serupa sebagai pedoman presentasi lainnya—yaitu, kebutuhan akan singkat, kejelasan, dan keterlibatan audiens.
Para pembicara dan ahli komunikasi mengakui pentingnya menghormati rentang perhatian audiens dan menghindari kelebihan informasi. Mereka mengamati bahwa presentasi yang lebih pendek dengan lebih sedikit slide cenderung lebih menarik dan efektif dalam menyampaikan pesan kunci. Oleh karena itu, Aturan 15-30-45 muncul sebagai pedoman praktis untuk membantu pembicara menyusun presentasi mereka dengan cara yang ringkas dan berdampak.
3.Fungsi
Aturan 15-30-45 untuk presentasi PPT adalah prinsip panduan yang dirancang untuk membantu pembicara membuat presentasi yang ringkas namun efektif dalam batas waktu. Batas waktu membantu pembicara mengatur presentasi mereka secara efisien dan memastikan bahwa pesan utama disampaikan dalam waktu terbatas yang tersedia. Pembicara juga menyederhanakan konten mereka dan fokus pada informasi yang paling penting. Waktu rata-rata presentasi 45 detik per slide mengharuskan pembicara untuk merancang slide yang ringkas dan jelas untuk memastikan bahwa audiens memiliki cukup waktu untuk membaca dan memahami konten di setiap slide. Selain itu, pembicara lebih mampu menjaga perhatian audiens, membuat mereka lebih fokus pada konten presentasi dan meningkatkan keterlibatan serta interaksi audiens.
Aturan 3E
1.Definisi
Melibatkan: Ketika kita memberikan presentasi, kita dapat menangkap perhatian audiens dengan beberapa konten yang menarik. Ini bisa berupa cerita yang menarik, statistik yang menarik, pertanyaan yang mencolok, atau gambar yang menarik. Ini akan mampu melibatkan audiens di awal presentasi dan menjaga mereka tertarik pada apa yang akan datang.
Menjelaskan: Setelah melibatkan audiens kita, kita perlu menjelaskan poin utama, pesan, atau konten kita. Ini mungkin termasuk menjelaskan manfaat produk atau layanan kita, memperkenalkan konsep atau teori, atau membagikan beberapa data atau studi kasus. Pastikan penjelasan kita jelas, ringkas, dan disampaikan dengan cara yang dapat dengan mudah dipahami audiens.
Memberdayakan: Presentasi seharusnya memberdayakan audiens untuk mengambil tindakan. Kolom mencakup memanggil mereka untuk mengambil tindakan tertentu, memberikan sumber daya untuk mereka agar terus belajar atau berpartisipasi, atau memotivasi mereka untuk ikut berdiskusi atau membagikan ide-ide mereka. Buat audiens merasa bahwa mereka dapat mempelajari sesuatu dari demonstrasi dan dapat menerapkan pengetahuan atau ide tersebut dalam kehidupan nyata.
2.Asal Usul
Berbeda dari Aturan 10-20-30, Aturan 3E dalam presentasi muncul sebagai kerangka kerja terstruktur untuk membimbing pembicara dalam merancang presentasi yang lebih efektif dan berdampak. Meskipun tidak ada asal usul yang terdokumentasi secara tunggal untuk aturan ini, ia mencerminkan prinsip utama komunikasi yang efektif dan penceritaan yang telah dikembangkan dan disempurnakan seiring waktu.
3.Fungsi
"Melibatkan" menarik perhatian audiens dengan awal yang menarik, memastikan minat yang berkelanjutan. "Menjelaskan" memfasilitasi penyampaian ide-ide utama yang jelas dan ringkas, membantu pemahaman audiens. Melalui "Memberdayakan," pembicara membangkitkan tindakan atau penerapan informasi yang disajikan, mendorong keterlibatan audiens. Secara keseluruhan, fungsi-fungsi ini menciptakan presentasi dinamis yang memikat, menginformasikan, dan memotivasi audiens, memfasilitasi retensi dan penerapan konten yang lebih baik. Dengan membimbing pembicara dalam merancang narasi yang menarik, memberikan kejelasan, dan menginspirasi tindakan, aturan 3E meningkatkan dampak dan efektivitas presentasi, pada akhirnya meningkatkan hasil komunikasi.
